Configurar Mailing
Por conceito, mailing representa uma lista de contatos de Clientes (na cVortex, individualmente chamados de casos) que receberão atendimento por um meio de comunicação conforme decisão de negócio.
Para acessar o mailing você deve clicar em Configurações > Atendimento ao Cliente e clicar em Mailing
Clique em Adicionar Mailing , para criar um novo mailing
Os passos a seguir são diretos como parametrizar um mailing na plataforma cVortex.
Iniciar Criação do Mailling
Informar os principais dados para o cadastro de um mailing na cVortex:
Nome do mailing - Atribuir um título para o mailing;
Unidade de negócio - Selecione a unidade relacionada ao mailing;
Selecione a origem dos dados - Selecione a origem das informações do mailing, existem duas opções;
Importar de banco de dados - esse tipo de importação ocorre por meio de uma consulta a um banco de dados;
Importar de arquivo - importação por meio de arquivos do tipo txt ou csv;
Nota
Extensão do arquivo: csv ou txt
Tamanho do arquivo e quantidade máxima de linhas: conforme configuração do ambiente
Caracteres especiais são aceitos, desde que sejam acompanhados por uma letra ou número
Campos do tipo Data/hora, que foram mapeados no cVortex devem ser necessários obrigatoriamente
O separador padrão é ; (ponto e vírgula)
A primeira linha do arquivo define o cabeçalho e campos do mailing
Linhas em branco são rejeitadas
Linhas com colunas divergentes das mapeadas no mailing são rejeitadas
Codificação padrão é UTF-8
Cada linha é um caso a ser criado
Cada coluna representa um campo mapeado (observar o Passo 3)
Importar banco de dados
Passo 1 - Conexão
Para realizar uma importação via banco de dados é necessário configurar uma conexão com o servidor de dados.
Nota
Cadastro da conexão com o Banco de Dados para o mailing é realizado pelo tempo de Suporte da cVortex.
Passo 2 - Automação
Configure o formato como o mailing será importado:
Manual de importação: manual de execução pelo usuário, realizando a requisição no momento que desejar.
Importação automática: realizada por meio de agendamentos automáticos, utilizando um CRON¹.
Permite habilitar a importação manual do mailing;
Criar regras usando expressão cron;
Um CRON é um agendador de tarefas, as quais serão executadas periodicamente em horários, dados ou intervalos fixos, você pode clicar aqui para criar sua própria CRON.
Exemplo: 0 0 6 ? * * *, que define a execução para as 6h00.
Passo 3 - Busca
Nesse passo, você deve inserir o código ou consultar em SQL os campos necessários para carregar no mailing.
Para concluir a configuração siga os passos: Mapeamento, Integração de Regras e Conclusão.
Importar arquivo
Passo 1 - Automação
Configure o formato como o mailing será importado:
Manual de importação: manual de execução pelo usuário, realizando o upload do arquivo.
Importação automática: realizada por meio de agendamentos automáticos, utilizando um CRON¹.
Permite habilitar a importação manual do mailing;
Configuração da busca via FTP;
Criar regras usando expressão cron;
Informar o caminho da pasta onde o arquivo para a importação está salvo;
Insira o nome padrão do arquivo;
Digite ou cole a expressão para definir os dados e horário de agendamento.
Observação
A configuração da conexão de FTP é feita pelo suporte do cVortex. Dados necessários, como usuário, porta, endereço e autenticação serão necessários para criar a conexão.
Passo 2 - Carregar
Nesse passo a plataforma cVortex permite que seja carregado um arquivo para detectar os campos e mapear para onde as informações serão salvas no cVortex.
Ao carregar o arquivo e ele passará por uma validação. Após essa validação clique em Próxim
Passo 3 - Mapeamento
Nessa etapa, chamada de mapeamento, defina-se o Mapeamento correspondente de cada campo do mailing.
1. Nome da Coluna são as colunas ou o cabeçalho do mailing;
2. Mapear para campo correspondente, onde será salva a informação do campo Nome da Coluna . Estão disponíveis campos de diversas entidades, como: Case, Case Detail, Contact e outros.
Definições importantes:
Item | Descrição e descrição |
|---|---|
 | Configurar campo - permite abrir configurações adicionais para cada coluna previamente mapeada. Engrenagem azul, campo de preenchimento não obrigatório. Engrenagem verde, campo de preenchimento obrigatório. |
 | Adicionar nova linha - permite adicionar uma nova linha para mapear campos no mailing |
 | Deletar linha - permite remover uma linha de um campo mapeado para o mailing. |
 | Esta caixa de opção define, por meio de sua seleção se o campo terá seu preenchimento obrigatório, isso impacta diretamente na importação do arquivo, onde esse campo deverá conter a informação esperada, caso contrário a linha do arquivo será ignorada e será criado um caso para essa linha. |
 | A Formatação de Dados e Tempo fornecerá configurações adicionais quando o campo de destino no cVortex para o tipo de entrada de Dados/Hora. Observe os formatos que são aceitos como informação da coluna de dados do arquivo e escolha o tipo mais adequado à regra de negócio. |
 | Para os campos mapeados para a tabela Contato, será disponibilizada uma configuração adicional do Tipo de Contato, essa opção é específica aos meios de contato com o cliente, como por exemplo: Telefone do tipo Celular ou Fixo, E-mail, Endereço, E - mail e outros. Essa seleção é importante para tomada de decisão e futuramente realizar filtros e relatórios. |
 | Caso necessário utilize esse campo para preencher com um dado específico ou valor fixo. |
Passo 4 - Integração de Regras
Configure os campos obrigatórios e nativos do cVortex, para que o mailing funcione corretamente.
Tipo de Caso - tipo de caso (utilizado para classificar um caso para atuação de grupos ou processos específicos);
Status do caso - status do caso (utilizado para identificar em qual momento o caso está);
Prioridade - prioridade do caso, pode ser Baixa, Média ou Alta (utilizada para definir a prioridade de tratamento do caso, sendo considerada nas estratégias de distribuição para as equipes);
Assunto - assunto ou texto a ser usado por regra de negócio (utilizado para definir a qual assunto um caso se refere, podendo ser utilizado como resumo para identificação de uma demanda de trabalho);
Passo 5 - Conclusão
Para finalizar basta configurar:
Incluir mensagem de erro no relatório? - marque esta opção para exibir mais detalhes no relatório de erros de importação;
Rejeitar abertura de casos com o campo preenchido com o mesmo valor? - utilizar rejeitar abertura de casos com valores duplicados para o(s) campo(s) selecionado(s) por essa opção.
Nota
Caso o campo ID EXTERNO da entidade Caso seja mapeado, novas configurações serão disponibilizadas para tratar o processo de importação:
• Você gostaria de reabrir os casos em mailings recorrentes?
• Cerrar casos sempre que o ID EXTERNO não estiver presente ao importar um novo lote?
• Abortar o mailing se a busca de casos no DataSource retornar 0 registros?