Como agendar Comunicações com os Clientes

Criando uma Regra de Negócios

Antes de começar a construir seu Workflow

• Configure a conta e o canal de WhatsApp.

• Configure a conta e o canal de E-mail.

• Certifique-se de ter previamente cadastrados os modelos de texto, mensagens, templates de e-mail e mensagens de HSM.

• Consulte o Administrador de sua conta de WhatsApp para ele te fornecer o Namespace do Template de Mensagem.

• Certifique-se de criar todas as entidades necessárias.

• Defina todos os campos requeridos.

• Antes de criar uma Regra de Negócios, é fundamental ter um entendimento completo do processo.

Imagine o seguinte: "A Clínica SpaceCare tem a intenção de enviar lembretes diários, entre as 19h00 e as 21h00, aos clientes que têm agendamentos para o dia seguinte. A regra é a seguinte: para agendamentos médicos de retorno, os lembretes serão enviados via WhatsApp, enquanto para outros tipos de serviços, os lembretes serão enviados por e-mail. Além disso, clientes que já tenham recebido lembretes anteriormente para o mesmo caso não receberão novos lembretes. É importante observar que a clínica encerra seus agendamentos às 18h00, uma vez que abre às 8h00 e o último atendimento é realizado nesse horário".

Assim, para facilitar o entendimento é possível dividir a regra em vários critérios, veja: 

Como fazer na cVortex?

Desenvolver um fluxo de automação envolve a criação de um mecanismo capaz de executar esses processos de forma automática, seguindo uma rotina predefinida, por meio de uma Cron.

Criando uma Cron

A Cron irá permitir definir a rotina de execução do fluxo. Crie uma cron com as seguintes definições: * 0/15 19-21 ? * * (Execução a cada 15 minutos entre as 19:00 às 21:00, todos os dias), existem vários sites para auxiliar nesse processo, você pode tentar utilizar este Cron Expression.

Automatizar o processo

Criando o fluxo

Agora para criar essa regra de negócio na cVortex deve-se criar um Fluxo de Automação do tipo com Agendamento. Acesse Configurações > Workflow Studio > Automações e clique em Adicionar Novo Fluxo.

1. Nome do Fluxo, definir um nome facilita identificar o propósito de cada fluxo. 

2. Unidade de Negócio que se aplica o fluxo. 

3. Opção que permite que o fluxo seja executado conforme o agendamento e habilita a opção Expressão cron. 

4. Inserir o critério de execução por meio da Cron.

Transformando a Regra de Negócio em fluxo de trabalho

Recuperando Casos

No WorkFlow Builder inicie a regra inserindo uma função Recuperar Registros, essa função será responsável por realizar uma consulta nos Casos que atendem aos filtros desejados no item 1 da regra.

Note que que na função Recuperar Registros para Configurar o filtro dos Casos deve-se: 

1. Filtrar o Caso pelo Id do Caso,  que é a chave única de cada Caso.

2. Usar o campo Case Status para selecionar os casos específicos em Agendamento Realizado.

3. Marcar a opção Recuperar uma lista de registros.

Como consultar o ID em uma Entidade? 
Para filtrar casos com um status específico, é necessário obter o ID correspondente desse status. Siga estes passos:Acesse o Gerenciador de Entidade (Configurações > Data Modeler > Gerenciador de Entidades).
Selecione a opção a Entidade Case Status.
Vá para a seção Detalhes e copie o ID do status desejado.

Interando sobre a lista filtrada

Agora que você selecionou os casos, é hora de lidar com esta lista. Então, basta inserir uma função Laço e referenciar aos casos Recuperados anteriormente.

Aplicando o filtro da Regra

Na lista recuperada, estão todos os casos com o status Agendamento Realizado. No entanto, de acordo com a regra estabelecida, a abordagem deve se concentrar nos casos que ainda não receberam lembretes anteriormente e que estão programados para 1 dia antes da data agendada.

Então, você deve aplicar um filtro na CaseDetail utilizando a função Recuperar Registros dentro do laço.

Para essa Regra, é importante criar dois campos na CaseDetail:

Relação entre a Case e CaseDetail

O campo que estabelece a relação entre as Entidades é o _id na entidade Case e o CaseID na entidade CaseDetail.

WhatsApp ou E-mail? 

Para cumprir a regra que determina o envio de mensagens de WhatsApp para agendamentos do tipo Retorno Médico e E-mails para os demais tipos, usa-se a versátil Função Decisão. Ela permitirá que o sistema avalie o tipo de agendamento e, com base nessa informação, escolha automaticamente o método de comunicação apropriado, facilitando o processo.

Para essa Regra, deve-se criar uma entidade chamada Serviços e um campo Tipo de Agendamento na CaseDetail:

Você sabia?
A entidade Serviços pode ser criada com o propósito de possibilitar a gestão dos cadastros dos procedimentos realizados na clínica, permitindo atualizações, edições e outras ações relacionadas a manutenção dessas informações no futuro.

Agora insira uma função Decisão seu fluxo, veja a animação: 

Após cada ramificação da Decisão, foi incluída uma função de Recuperar Registros para obter as informações do cliente, como o número de telefone para o envio de mensagens via WhatsApp e o endereço de e-mail para o envio de mensagens de e-mail.

Recuperando o Telefone e E-mail

Para enviar uma mensagem pelo WhatsApp ou E-mail, você precisa primeiro especificar o destinatário. Essa ação depende de como você mapeou os campos de Telefone e E-mail, que geralmente são associados à entidade Person ou Contact.

Vamos considerar a premissa de que, por padrão, o campo de Telefone foi mapeado para a entidade Contact e o campo de endereço de E-mail foi mapeado para a entidade Person.

Telefone

Relação entre a Case e Contact

O campo que estabelece a relação entre as entidades é o Person_Requester_ID na entidade Case e o Person_ID na entidade Contact.

E-mail

Relação entre a Case e Contact

O campo que estabelece a relação entre as Entidades é o Person_Requester_ID na entidade Case e o _ID na entidade Person.

Incluindo mensagens de WhatsApp e E-mail 

WhatsApp

Para incluir uma mensagem de WhatsApp você deve usar a função Enviar WhatsApp e ter os dados do Namespace do Template de Mensagem e do Id do template de Mensagem.

O campo destinatário é preenchido com os dados provenientes da função Recuperar Registros Telefone usando o valor do campo Value. Observe que, após inserir essa informação, é necessário incluir o código do país 55, (código que representa o Brasil), pois o WhatsApp só reconhece o número de telefone com essa informação.

E-mail

Para enviar um e-mail, basta utilizar a função Enviar E-mail e preencher os campos com as informações necessárias. Nesta etapa, é fundamental ter o conteúdo do e-mail pronto e disponível.

Atualizando o Caso

Como parte da regra, o cliente não deve receber mais mensagens após o envio de algum lembrete. Nesse cenário, você deve aplicar o valor "True" ao campo "Lembrete Enviado" da entidade "Case Detail". Para realizar essa operação, utilize a função Atualizar Registros.